🔐 Guide d'autorisation - Connecteur SharePoint
À destination des entreprises clientes — ce guide est prévu pour être transmis tel quel (ou en pièce jointe CSM) à l'utilisateur final et/ou à l'administrateur Microsoft 365 du client, pour accompagner la première connexion au connecteur SharePoint.
1La fenêtre d'autorisation Microsoft
À la première utilisation du connecteur SharePoint, Microsoft affiche une demande d'accès : le complément a besoin de lire les documents SharePoint de l'utilisateur pour pouvoir les ouvrir et les synchroniser depuis Explain.
Cette fenêtre liste les autorisations demandées, par exemple :
- Accès aux fichiers accessibles à l'utilisateur
- Conservation de l'accès déjà accordé
- Connexion et lecture du profil utilisateur
- Lecture dans les collections de sites SharePoint
Une case « Consentement pour le compte de votre organisation » (Consent on behalf of your organization) peut être cochée : elle n'est active que pour les comptes disposant des droits d'administrateur.
L'application peut apparaître comme « non vérifiée » (unverified). C'est normal : cela signifie que Microsoft n'a pas certifié l'éditeur, pas que l'application est dangereuse. Elle ne doit être acceptée que dans le cadre du déploiement Explain convenu avec l'équipe IT du client.
2Deux cas possibles
Après avoir cliqué sur Accepter (Accept), deux issues sont possibles selon la politique de consentement définie par l'organisation dans Microsoft Entra (Azure AD) :
Cas AConsentement individuel ou d'organisation autorisé
L'utilisateur clique sur Accepter, la connexion est immédiate, le connecteur est utilisable sans autre étape.
Cas BApprobation administrateur requise
Un écran « Approbation administrateur requise » s'affiche à la place du bouton Accepter. Il indique que seul un administrateur peut valider l'application pour l'ensemble de l'organisation. Deux options sont proposées à l'utilisateur :
- se connecter avec un compte administrateur s'il en possède un,
- revenir en arrière sans donner son accord.
Dans ce cas, l'utilisateur n'est pas bloqué définitivement : il doit simplement transmettre la demande à son administrateur IT (voir section 3), puis réessayer une fois le consentement accordé.
3Procédure pour l'administrateur Microsoft 365
Un administrateur peut accorder le consentement une seule fois pour toute l'organisation, via le Centre d'administration Microsoft Entra :
Aller dans Applications d'entreprise, puis Toutes les applications, et ouvrir l'application du connecteur (ici « Explain - SharePoint Connector »).
Ouvrir l'onglet Autorisations dans le menu de gauche de l'application.
Vérifier la liste des autorisations demandées (accès aux fichiers, profil utilisateur, collections de sites).
Cliquer sur « Accorder un consentement d'administrateur pour [organisation] », puis confirmer.
Files.Read.All, Sites.Read.All, User.Read) et le bouton de consentement administrateur.Une fois ce consentement donné, tous les utilisateurs de l'organisation qui rencontraient l'écran « Approbation administrateur requise » peuvent rouvrir le connecteur et cliquer directement sur Accepter, sans repasser par un administrateur.
4Une fois autorisé : reprendre un document du projet
Le connecteur autorisé, le parcours du quotidien consiste à reprendre, depuis un projet Explain, le document de référence qui lui est lié sur SharePoint. À ce moment-là (et non lors de la première autorisation), l'utilisateur peut rencontrer deux messages natifs de Windows/Word :
a. Confirmation d'ouverture de l'application Word
Le système demande de confirmer que l'add-in est autorisé à ouvrir l'application Word (avec une case « toujours mémoriser mon choix »).
b. Confirmation d'ouverture du document précis
Word demande ensuite de confirmer l'ouverture du document SharePoint visé par son URL complète.
Ces deux messages sont normaux et proviennent de Windows/Word, pas d'Explain : ils confirment simplement l'ouverture d'une application et d'un lien externe, à chaque reprise d'un document déjà lié — l'autorisation SharePoint (sections 1 à 3) n'est, elle, demandée qu'une seule fois.
5Erreur fréquente : mauvais compte connecté
Si l'écran de connexion Microsoft affiche une erreur du type « Désolé, nous rencontrons une erreur lors de la connexion » (« Sorry, but we're having trouble signing in ») avec un code AADSTS50020, cela signifie que le compte utilisé n'existe pas dans le tenant Microsoft attendu (compte personnel, compte d'une autre organisation, ou faute de frappe sur l'adresse).
Solution : se déconnecter puis se reconnecter avec le compte Microsoft professionnel rattaché à l'organisation cliente (celle qui doit autoriser le connecteur), pas avec un compte personnel ou celui d'une autre société.
6Détail des autorisations demandées
| Autorisation | À quoi elle sert |
|---|---|
| Accès aux fichiers | Lire (et le cas échéant écrire) le document SharePoint/OneDrive lié au projet Explain |
| Connexion / profil utilisateur | Identifier l'utilisateur connecté et appliquer ses droits d'accès habituels |
| Collections de sites | Retrouver un document quel que soit le site SharePoint dans lequel il est classé |
| Conservation de l'accès | Éviter de redemander l'autorisation à chaque ouverture du connecteur |